长春科技学院档案管理办法
【 发布日期:2015-04-09 】
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合我校档案工作的实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案,是指学校在从事教学、科研、生产、基建、党政管理及其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
第三条 档案是全校师生员工劳动智慧的结晶,是重要的信息资源和历史凭证,全校师生都有保护档案的义务。因此档案部门必须坚持集中统一管理档案的基本原则,确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第四条 档案工作是学校各项工作的重要组成部分,是办好学校的基础工作之一。学校应把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。把档案工作列入部门工作的议事日程,重视并且把文件材料的形成、积累、归档工作,纳入有关管理人员的职责范围并做为考核内容之一。
第二章 体制、机构及任务
第五条 长春科技学院档案,受吉林省教委的领导,同时接受国家、省、市各级档案管理部门的监督、检查指导。
第六条 学校由一名校长分工主管档案工作。各分院(部)、处室负责人指派专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作,形成档案网络体系。
第七条 学校档案室由校长直接领导。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。它负有对全校档案工作统筹规划、组织协调、统一管理、实行监督、检查和指导的责任。
第八条 档案室基本任务
(—)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法令、条例和实施办法,规划全校档案工作;
(二)建立健全本校各类档案的管理制度和实施规范;
(三)负责本校各类档案及有关资料的征集、接收、整理、分类、鉴定、统计和保管工作;
(四)努力开展档案的开发和利用工作;
(五)编制各类档案检索工具,汇编档案参考资料,开发档案信息资源;
(六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;
(七)负责对全校兼职档案工作人员的业务培训;
(八)采取多种形式,经常开展档案宣传教育活动,增强师生员工的档案意识;
(九)积极开展档案理论研究,总结实践工作经验,参加学术交流活动;
(十)开展档案修复、保护和计算机管理工作,逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案工作人员
第九条 本校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻《中华人民共和国档案法》,执行党和国家有关档案工作的方针、政策,热爱档案工作,忠于职守,遵守纪律,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十条 本校档案工作人员列入学校编制,编制人数应由学校根据上级文件要求并视本校实际情况确定。档案队伍要保持相对稳定。
第十一条 本校档案工作人员属专业技术人员,应按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业职务聘任制。
第四章 文件材料的形成、积累和归档
第十二条 建立和完善文件材料的归档制度,以确保教学、科研、基建等每次任务完成后,均有完整、准确、系统的文件材料。
第十三条 各部门负责人和兼职档案员,应当按照档案管理工作程序,做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。并做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,既布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条 各部门在每项科研课题、基建工程竣工及其它技术项目鉴定和验收时,都要有相关人员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收,并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料,不予以鉴定验收,不得申报成果。
第十五条 凡属应当归档的文件材料均是本校的公有财产,是维护学校经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据,任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料拒为已有。各部门工作人员因公外出学习、考察和参加专业技术会议等获得的文件材料,要按规定及时向学校档案室移交归档。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项,在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像均应及时归档。
第十六条 归档范围
档案分大类收集归档。即党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、外事、财会、声像、业绩载体等。各门类档案的具体归档范围请参阅各类档案归档类目及保管期限表。
第十七条 文件材料的归档要求
(一)学校实行由文件材料形成的部门组、立卷归档制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律进行整理组卷,编写页号、目录、注明保管期限、编制案卷目录,经本部门负责人审查签署意见后向校档案室移交。
移交、接收档案必须履行交接手续,填写《档案移交接收单》一式两份,分别存于立卷部门和档案室。
(二)凡由本校与其它部门分工协作完成的项目,由主办部门立卷归档并保存一套完整的档案。协作部门除保存与自己承担任务有关的档案正本外,还应将复制件送交主办部门归档保存。
(三)全校性、综合性的文件材料由学校办公室负责立卷归档。其它的文件材料按职能部门分工,负责本部门门类文件材料的立卷归档工作。立卷归档之前涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门立卷归档。
(四)归档的文件材料,应格式统一、质地优良、书写工整、声像清晰、符合有关规范和标准要求。禁用字迹易褪色的书写工具。
(五)案卷质量要求
1. 各门类档案的质量要求,要遵循文件材料的自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,制作和书写要利于长期保存。
2. 管理性的档案按问题、时间或重要程度排列。注意密不可分的文件材料的排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
3. 专题性、成套性档案(含教学、科研、基建、仪器设备等)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅各门类档案归档类目。
4. 正确划分档案保管期限,依椐档案内容、判断档案价值。保管期限可分为永久、长期、短期。
5. 案卷在装订前,要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件。装订时要做到整洁、美观、牢固。
第十八条 归档时间和份数
(一)校内各职能部门以及能按年归档的部门,应在每年的5月底以前将上一年度的文件材料归档完毕。
(二)教学部门以及能按学年度归档的部门,应在每一学年结束后一个月内归档完毕。
(三)科研、基建等部门,在项目完成后两个月内归档。
(四)仪器设备在开箱验收后归档。
(五)所有文件材料,一般归档一份;对重要的和使用频繁的文件材料,应该适当增加副本。
第十九条 对于个人在其非职务活动中所形成的重要文件材料,校档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。同时,对于个人向学校档案室捐赠档案的,学校应给予鼓励。
第五章 档案管理
第二十条 学校档案室应认真做好档案管理的各项基础工作。要按照国家档案管理标准化、规范化要求,制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法,编制案卷目录和其它检索工具,做到分类科学,整理系统,保管安全,统计准确,利用方便,手段先进。
第二十一条 校档案室要根据国家有关部门的规定对各类档案编制保管期限,按其价值分为永久、长期、短期三种。
第二十二条 认真做好档案鉴定工作。鉴定档案必须由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。凡需销毁的档案,必须登记造册,经主管领导批准后,由两人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存,未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
第二十三条 保管档案材料的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定处理。保密档案的密级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是“绝密”级的档案必须单独保管。对一定时期内不宜公开的档案材料,应按“绝密”级档案管理。
第二十四条 校档案室应指派专人针对档案的接收和移出、全宗和案卷数量、档案保管和利用等,进行定期统计,并按照有关规定,向国家档案局和有关档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十五条 凡是引进技术项目和技术文件以及中外合资经营项目的档案,档案人员(或委托有关业务部门),参加开箱验收,并负责接收和保管。
第二十六条 境外投资、承包工程、科技合作和劳务合作等项目的档案管理工作,必须按照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规规定,做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
第二十七条 要定期检查档案保管情况,发现破损、字迹褪色的档案,要及时修补和复制。
第二十八条 凡已归档的档案材料,需要补充或更改时,应按有关要求办理,严格履行批准手续,凡手续不全的,任何部门或个人不得在文件材料上作任何改动。
第二十九条 如有部门撤销、合并和人员变动时,必须认真进行清点和妥善保管各类档案,经主管机关批准后,向接收部门办理移交,任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。
第三十条 校档案室应有合格的档案库房。库房要坚固,应有严密的防盗、防火、防潮、防晒、防虫、防尘等安全措施。
第三十一条 档案部门应建立档案的借阅制度,根据档案的密级,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。
第三十二条 综合档案纳入学校信息管理网络,档案部门应根据需要和可能,采用先进技术来管理、开发和利用档案,逐步实现档案管理的科学化、现代化。
第六章 档案的利用与开发
第三十三条 档案室应积极创造条件,按照《中华人民共和国档案法》的规定,编制必要的检索工具、参考资料和统计资料,最大限度地向全校和社会开放档案信息,最大限度地满足利用者的需要,充分发挥档案的利用。
第三十四条 档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他部门或个人需要查阅时,须经主管领导审核,档案部门负责人同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密,须经主管档案工作的校领导批准。
第三十五条 利用者查阅档案,必须严格遵守借阅档案制度,保证档案的完整和安全。凡需要借出的档案,不准带到公共场所或家中,不得遗失、污染、涂改、抽拆和转借横传。归还档案时,档案人员应当面检查注销,如有损坏、丢失档案者,应追究其责任。
第三十六条 档案室提供利用档案,必须遵循下列规定:
(一)凡持有合法证明的部门和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,经领导同意后,可对查询档案进行摘录和复制。
(二)本校工作人员因工作需要,可直接查找、借阅本部门归档的档案,但本校人员查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时,须经本部门领导签字后,方可查阅。
(三)外国机关或个人要求利用档案的,应按国家有关规定办理。
(四)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布属于未开放范围的档案材料。
(五)凡摘抄、复制的档案,须经校档案室负责人核准,并加盖档案部门公章方能生效。
(六)利用者要求复制档案,由学校档案室负责办理,并按规定合理收费。
第三十七条 室藏档案有下列情况之一者,不宜开放。
(一)涉及党和国家秘密的。
(二)涉及专利和科学技术秘密的。
(三)涉及个人隐私的。
(四)档案形成部门规定限制利用的。
(五)学校重要会议记录。
第七章 库房、设备和经费
第三十八条 校档案库房的技术管理,应符合国家档案局颁发的《档案库房技术管理暂行规定》的要求。库房内严禁堆放杂物,要做到办公室、库房和阅览室三分开。新建扩建档案室时,应充分考虑学校的发展规模、室藏档案数量的增加,建设符合国家《档案馆建筑设计规范》所要求的档案库房。对存放声像等特殊载体的档案库房,应有良好的卫生条件和防火、防盗、防光、防尘、防磁、防潮、防高温、防有害生物及防污染等安全措施。
第三十九条 根据档案现代化管理的需要,为了确保档案的安全,学校应有计划地为档案室配置复印、录音、照像、录像等设备,配置必要的去湿、吸尘、空调防护等设备,并逐步实现档案的计算机管理缩微化。
第四十条 学校要保证档案事业所需经费。档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各职能部门也应对用于本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十一条 校综合档案室要加强对档案工作人员的教育和培养,要建立检查、考核和评估制度,按照国家有关规定,明确岗位职责,并配合人事部门做好评职、调资和晋升工作。
第四十二条 对优秀的专、兼职档案工作人员,在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的,应由学校给予表彰和奖励。
第四十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,或因玩忽职守而造成档案损失的有关领导和个人,应视情节轻重,依照法规规定,由学校给予行政处分;构成犯罪的,由司法部门追究刑事责任。
第九章 附则
第四十四条 本办法自发布之日起实行。
第四十五条 本办法由校档案室负责解释。